源泉徴収票の再発行を会社に頼みたいけれど、電話をかけるのが苦手だったり、人間関係が微妙だったりして、なかなか連絡できずにいませんか？
でも、大丈夫です。源泉徴収票は、確定申告や年末調整に必要不可欠な書類。再発行の依頼を避けていては、税務処理に困ってしまいます。
そんなあなたのために、この記事では、源泉徴収票の再発行を会社にスムーズに依頼する方法をご紹介。電話が苦手な人でも、安心して再発行の手続きができるはずです。
税理士に頼むのも手ですが、格安の税理士を見つけるのは大変。自分でできる方法を知っておけば、税理士費用の節約にもなりますよ。
この記事を読めば、源泉徴収票の再発行に悩むことはもうありません。ぜひ最後まで読んで、スムーズな再発行の方法をマスターしてくださいね。
源泉徴収票を再発行する際の対処法
源泉徴収票を紛失したときの対処
源泉徴収票は確定申告や住宅ローンの審査など、様々な場面で必要になる大切な書類です。紛失してしまった場合でも慌てる必要はありません。源泉徴収票は再発行が可能なので、発行元である勤務先の会社に連絡を取り、再発行を依頼しましょう。
再発行を依頼する際は、いつの年度の源泉徴収票が必要なのかを明確に伝えることが大切です。また、紛失の責任は自分にあるので、返信用封筒と切手を同封するのがマナーでしょう。
源泉徴収票の保管期間は法律上7年と定められているため、7年前の書類でも再発行してもらえます。ただし、再発行には数日から2週間程度の時間がかかるケースもあるので、余裕を持って依頼するようにしましょう。
勤務先に電話したくない場合の対処
何らかの事情で勤務先に電話したくない、あるいは電話しづらい状況の場合でも、源泉徴収票の再発行は諦める必要はありません。税理士や社会保険労務士などの専門家に依頼するという方法があります。また、新しい勤務先の経理担当者など、第三者を通して再発行の依頼をすることもできるでしょう。
どうしても直接勤務先とやり取りしたくない場合は、税務署に相談するという選択肢もあります。税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出すれば、税務署から勤務先に源泉徴収票の発行指導が入ります。
ただし税務署の対応には時間がかかるケースが多いため、急ぎの場合は代理人を立てて再発行依頼をしたほうがスムーズです。状況に応じて適切な方法を選びましょう。
源泉徴収票が発行されない理由
源泉徴収票が発行されないのは、主に2つの理由が考えられます。1つは、そもそも源泉徴収の対象となる支払いを受けていないケース。アルバイトなどで働いた対価が「給与所得」として扱われていない場合、源泉徴収票は発行されません。もう1つは、勤務していた会社が倒産してしまい、源泉徴収票の発行元がなくなってしまった場合です。
給与所得として支払いを受けていないケースでは、確定申告の際に「事業所得」や「雑所得」として申告することになります。一方、会社が倒産した場合の源泉徴収票の入手方法については、後の章で詳しく解説します。
いずれにせよ、源泉徴収票が発行されない正当な理由はほとんどありません。発行義務のある会社が発行を拒否するのは、法的に問題がある行為だと認識しておきましょう。
源泉徴収票の再発行手続きと必要書類
再発行に必要な書類
源泉徴収票の再発行には、本人確認のための書類の提示が求められる場合があります。運転免許証やパスポート、マイナンバーカードなど、公的機関が発行した顔写真付きの身分証明書を用意しておくとよいでしょう。また、再発行手数料が必要なケースもあるので、いくらかの現金も持参しておくことをおすすめします。
勤務先によっては、再発行依頼書の提出を求められることもあります。その場合は、必要事項を記入し、押印して提出します。
このほか、再発行した源泉徴収票を郵送してもらう場合は、送付先の住所・氏名を記入した返信用封筒と切手も用意しておきましょう。料金不足にならないよう、郵便局で必要な切手を購入するのがよいでしょう。
再発行までの流れと期間
源泉徴収票の再発行の流れは、おおむね以下のようになります。まず、再発行の依頼先（勤務先の会社等）に電話またはメールで連絡を取ります。担当部署と担当者を確認し、いつの年度の源泉徴収票が必要なのかを伝えましょう。続いて、必要書類を揃えて担当部署に送付、あるいは直接持参します。
担当者が書類を受理してから源泉徴収票が発行されるまでは、通常1週間から2週間ほどかかります。ただし繁忙期などは、さらに時間がかかるケースもあるので注意が必要です。
発行された源泉徴収票は、直接受け取るか郵送してもらうかを選択できます。煩雑さを避けたい場合は、送付先の住所・氏名を記載した返信用封筒を同封して郵送してもらうのがおすすめでしょう。
再発行にかかる費用
多くの場合、源泉徴収票の再発行は無料で行われます。ただし、一部の会社では事務手数料や郵送料などの名目で、数百円程度の費用を請求されるケースがあります。費用は会社によって異なるので、再発行依頼の際に担当者に確認しておくのがよいでしょう。
なお、再発行費用を請求する会社でも、一定の理由があれば無料で再発行に応じてくれるところもあります。転職先から源泉徴収票の提出を求められているケースなどは、事情を説明すれば、手数料を免除してもらえるかもしれません。
いずれにせよ、源泉徴収票の再発行費用は、数百円程度の少額であることがほとんどです。必要な書類であれば、多少の費用は支払う価値があるといえるでしょう。
確定申告に源泉徴収票は必須？代替書類はある？
源泉徴収票がない場合の確定申告
源泉徴収票は、確定申告をする際の重要な書類の1つですが、紛失等の理由で手元にない場合でも、確定申告をすることは可能です。確定申告書には、源泉徴収票に記載されている収入金額や源泉徴収税額などを転記して申告しますが、源泉徴収票がなくても、給与明細などから必要な情報を集めることができるからです。
ただし、源泉徴収票の再発行依頼から提出までには一定の時間がかかります。確定申告の提出期限が迫っている場合は、源泉徴収票に代わる書類を用いて申告を進めるのもひとつの方法です。
なお、源泉徴収票の再発行を断られたケースでは、税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出しましょう。税務署から会社への指導が入り、源泉徴収票の発行につながる可能性があります。
源泉徴収票の代替書類
源泉徴収票の代わりになる書類としては、給与明細や通帳の記録などが挙げられます。給与明細には、毎月の給与額と源泉徴収税額が記載されているので、それらを合算することで、源泉徴収票とほぼ同等の情報を集められるでしょう。
また、毎月の給与が振り込まれている通帳の記録も、収入を証明する書類として利用できます。ただし、通帳には源泉徴収税額が記載されていないので、確定申告では給与明細を使ったほうが効率的です。
このほか、雇用契約書や労働条件通知書なども、勤務先からの収入を証明する補助的な書類となります。源泉徴収票の代替書類としては不十分ですが、税務署への説明資料として活用できるかもしれません。
倒産した会社の源泉徴収票を再発行する方法
倒産会社の破産管財人に依頼
勤務していた会社が倒産してしまった場合でも、源泉徴収票の再発行は可能です。民事再生や会社更生などの法的手続きがとられた場合、裁判所が選任した管財人が会社の財産を管理することになります。源泉徴収票についても、破産管財人に再発行を依頼することで入手できるのです。
破産管財人の連絡先は、裁判所に問い合わせれば教えてもらえます。面識のない破産管財人に連絡するのは抵抗があるかもしれませんが、財産管理は破産管財人の重要な職務のひとつです。丁寧に事情を説明すれば、きちんと対応してくれるはずです。
源泉徴収票の再発行には、通常の会社と同じように1週間から2週間ほどの時間がかかります。計画的に動くことが大切だといえるでしょう。
入手できない場合の対処法
倒産会社の破産管財人に源泉徴収票の再発行を依頼しても、すぐに入手できるとは限りません。会社の債務処理などの関係で、再発行の優先順位が下がってしまうケースもあります。そのような場合は、税務署に事情を説明して、給与明細などの代替書類を使って確定申告をする方法を検討しましょう。
税務署への説明がスムーズに行えるよう、事前に給与明細の金額と源泉徴収税額を整理しておくことが大切です。1年分の給与や税額の総額がわかるようにまとめておけば、税務署の理解も得られやすいはずです。
どうしても源泉徴収票の再発行にこだわるなら、倒産会社を管轄する地方裁判所に問い合わせてみるのもひとつの方法です。裁判所から破産管財人へ源泉徴収票の再発行指示が出れば、より確実に入手できるでしょう。
源泉徴収票の再発行を会社に依頼するコツ
円滑に再発行してもらうための準備
源泉徴収票の再発行は、基本的に発行元である会社の義務ですが、こちらの準備不足で手間取らせてしまっては、円滑に進まないかもしれません。まずは、いつの年度の源泉徴収票が必要なのかを正確に把握し、必要書類を過不足なく揃えておくことが大切です。
また、担当者とのやり取りもできるだけスムーズにしたいものです。事前に伝えておくべき情報を整理し、簡潔に要点をまとめて依頼するのがよいでしょう。こちらが丁寧に対応すれば、担当者も再発行の手続きを優先してくれる可能性が高くなります。
さらに、再発行後の源泉徴収票の受け取り方法も考えておきましょう。直接受け取りに行くのか、郵送してもらうのかを担当者と相談し、必要な手配をしておくことが大切です。
再発行依頼の文例
以下に、源泉徴収票の再発行依頼の文例をご紹介します。状況に応じて変更を加えてお使いください。
「○○株式会社 経理部 ご担当者様
お世話になっております。○○年○月から○月まで貴社で勤務しておりました○○と申します。
このたび、個人の確定申告に必要なため、○○年分の源泉徴収票を再発行していただきたく、ご連絡いたしました。お手数をおかけしますが、以下の住所まで郵送いただけますと幸いです。
必要な書類がございましたら、ご一報ください。どうぞよろしくお願いいたします。」
このように、簡潔でていねいな文面を心がけることが大切です。必要事項を漏れなく伝え、担当者の手間を最小限に抑えるよう配慮しましょう。
また、電話で依頼する場合は、要点を箇条書きにしたメモを手元に用意しておくとよいでしょう。口頭だけでは伝え漏れが生じるおそれがあるので、事前のメモ作りは効果的です。
年度途中で退職した場合の源泉徴収票と年末調整
年度途中退職時の源泉徴収票の扱い
年度の途中で退職した場合、源泉徴収票はどのように扱われるのでしょうか。基本的には、退職日から1ヶ月以内に前職の会社から交付されます。この源泉徴収票には、1月から退職日までの給与や源泉徴収税額が記載されています。
ただし、退職後すぐに次の職場が決まっている場合は、前職の源泉徴収票を新しい勤務先に提出することで、年末調整を新しい会社でまとめて行うことができます。その際は期限までに前の会社に源泉徴収票の再発行を依頼し、新しい会社の担当者に渡すようにしましょう。
年度途中で退職したものの、再就職先が決まっていない場合は、前職の源泉徴収票をもとに自分で確定申告をする必要があります。確定申告で源泉徴収票が必要になるので、退職時にもらい忘れのないよう注意しましょう。
転職と年末調整・確定申告の関係性
転職をすると、年末調整や確定申告にどのような影響があるのでしょうか。基本的には、1年間に複数の会社で給与所得を得た場合、最後に勤務した会社でまとめて年末調整をするのが一般的です。ただしそのためには、前職の源泉徴収票が必要になります。
年末調整の時期になっても前職からの源泉徴収票が届かない場合は、早めに再発行の依頼をしましょう。年内に間に合わなければ、確定申告をする必要が出てきます。
一方、年度途中の転職により、前職と新しい職場の両方で年末調整された場合はどうなるでしょうか。その場合は、新しい職場で受けた年末調整を取り消し、確定申告をして過不足を精算する必要があります。精算のためには両方の会社の源泉徴収票が必要なので、手元にない場合は早めに準備しておくことが大切です。
以上、源泉徴収票の再発行について、さまざまな状況に応じた対処法をご説明しました。源泉徴収票は、確定申告や年末調整に欠かせない大切な書類です。紛失してもあわてず、落ち着いて再発行の手続きを進めていきましょう。
源泉徴収票の再発行と格安の税理士活用のまとめ
源泉徴収票の再発行は、会社に電話したくないときでも、税理士に依頼することでスムーズに進められます。でも、税理士費用がかかるのがネックですよね。
そこでおすすめなのが、格安の税理士を上手に活用すること。税理士報酬を抑えつつ、源泉徴収票の再発行を専門家に任せられるので、安心して確定申告や年末調整に臨めます。
源泉徴収票は、紛失したり、退職後に再発行してもらう必要があったりと、さまざまな理由で手元にないことがあります。でも、必ず入手しなければならない大切な書類。
格安の税理士を味方につけておけば、電話したくない会社とのやり取りは税理士に任せて、自分は再発行された源泉徴収票を受け取るだけでOKです。
| 状況 | 対処法 |
|---|---|
| 源泉徴収票を紛失した | 会社に連絡して再発行を依頼する。税理士に依頼するのもよい。 |
| 会社に電話したくない | 税理士や社労士などの専門家に依頼する。新しい勤務先の経理担当に相談するのも手。 |
| 源泉徴収票が発行されない | 給与所得として処理されていないか、会社が倒産した可能性がある。税務署に相談する。 |
| 倒産した会社の源泉徴収票が必要 | 裁判所から選任された破産管財人に連絡をとり、再発行を依頼する。 |
格安の税理士を味方につけて、源泉徴収票の再発行を滞りなく進めましょう。
